Comment tracker sa stack IA dans Notion pour ne plus gaspiller d'argent

Pourquoi une base de données et pas une liste

Une liste dans Notion (ou n'importe quel outil) n'est pas un outil de décision — c'est un inventaire. Une base de données avec les bonnes propriétés te permet de trier, filtrer, et visualiser ta stack selon des critères objectifs. Tu peux voir en 10 secondes quels outils ont un score inférieur à 6, quels abonnements mensuels coûtent plus de 20€, quels outils tu n'as pas utilisés depuis 14 jours.

La différence entre une liste et une base de données : la liste t'informe, la base te permet de décider.

Les 8 propriétés essentielles

Structure de la base Notion — 8 propriétés1. NOM → Text (titre) — Nom de l'outil 2. CATÉGORIE → Select — IA Texte / IA Image / Automatisation / Design / Recherche / Audio-Vidéo 3. COÛT/MOIS → Number (€) — Montant mensuel exact 4. SCORE → Number (1-10) — Score d'utilité calculé (cf. article s02) 5. STATUT → Select — Actif / En test / Suspendu / À couper 6. DERNIÈRE UTIL. → Date — Dernière utilisation réelle 7. CAS D'USAGE → Text — 1-2 phrases : pour quoi tu l'utilises 8. REDONDANT AVEC → Relation — Lien vers d'autres outils de la même base qui font pareil

Les 4 vues à créer

Vue 1 — Tableau principal

La vue par défaut. Toutes les propriétés visibles. Triée par Score décroissant — les outils les plus utiles en haut. Tu vois tout en un coup d'œil.

Vue 2 — Alerte coût

Filtre : Coût/Mois supérieur à 15€ ET Score inférieur à 7. Cette vue te montre les outils coûteux et peu utiles — candidates immédiates à l'annulation.

Vue 3 — Règle des 14 jours

Filtre : Dernière utilisation antérieure à il y a 14 jours ET Statut = Actif. Tu vois en un clic quels outils actifs tu n'as pas utilisés depuis 2 semaines.

Vue 4 — Budget mensuel

Vue Calendar ou galerie groupée par Statut. En bas : une propriété calculée "Total mensuel" qui additionne tous les coûts des outils Actifs. Tu vois en temps réel combien ta stack te coûte chaque mois.

10 outils pré-remplis avec données réelles 2025

Coût total de cet exemple : 143€/mois. En appliquant la règle score < 6 = couper, Runway Gen-3 est éliminé immédiatement (-15€). En révisant l'utilisation de Gemini Advanced vs ChatGPT Plus, un des deux peut être suspendu (-20€). Résultat : 108€/mois, soit 35€ économisés dès le premier audit.

Comment maintenir la base à jour

La base ne vaut rien si elle n'est pas à jour. Le protocole de maintenance : 5 minutes le 1er de chaque mois. Tu mets à jour la date de dernière utilisation pour chaque outil, tu révises les scores si ton usage a changé, et tu changes le statut des outils que tu as annulés ou réactivés.

📅

Révision mensuelle

5 minutes le 1er du mois. Mise à jour des dates et scores. Vue alerte coût pour les décisions d'annulation.

🔔

Alerte proactive

Crée un rappel Notion ou calendrier pour le 1er de chaque mois. Sans rappel, la révision ne se fait pas.

📊

Total automatique

La propriété calculée Total mensuel se met à jour automatiquement quand tu changes un statut. Pas de calcul manuel.

Aller plus loin : lier la stack à ton tracker de projets

Si tu as déjà une base de données Projets dans Notion, tu peux lier la base Stack IA à tes projets. Pour chaque projet, tu notes quels outils IA tu utilises — ce qui te donne une vue sur quels outils génèrent réellement du travail facturable et lesquels sont juste "dans ta stack".

Cette liaison transforme l'audit IA d'un exercice financier en décision stratégique. Tu ne demandes plus juste "est-ce que j'utilise cet outil ?" mais "est-ce que cet outil contribue à mes projets rentables ?" — et la réponse est souvent différente.

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